《今朝AI每日一课 第003期》

《AI不是越聪明越好，先把任务说清楚》

上一期我们学习了：

不要只把ChatGPT当成搜索工具，而要把它当成工作助手。

但真正开始让AI帮助工作后，大家很快会遇到另一个问题：

为什么同样使用ChatGPT，有时候回答很好，有时候却完全不是我想要的？

很多时候，不是AI不会做，而是我们没有把工作交代清楚。

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一、今日学习目标

今天只学习一个非常实用的方法：

给AI安排工作时，至少要说清楚三件事：背景、任务、结果。

我们平时给同事安排工作，其实也是一样。

如果只对同事说：

“你把这个整理一下。”

对方很可能会问：

“整理什么？”

“整理成什么样？”

“整理完以后准备做什么？”

AI也是如此。

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二、一个AI知识点

假设你直接对ChatGPT说：

“帮我分析一下这个客户。”

这句话的问题不是太短，而是任务不清楚。

AI不知道：

这个客户是谁？

你为什么要分析？

你现在掌握了什么资料？

你希望分析什么？

最后准备拿分析结果做什么？

于是AI只能根据有限的信息推测。

而AI一旦开始猜，回答就很容易偏离你的真实需要。

可以换一种方式：

**背景：**我是今朝销售人员，准备拜访一个长期合作的经销商。最近半年该客户采购量明显下降。

**任务：**请根据我提供的近两年销售记录，帮助分析采购下降主要出现在哪些产品和时间段，并找出值得进一步向客户确认的问题。

**结果：**请整理成“发现的问题、可能原因、需要确认的问题、拜访建议”四个部分。资料无法证明的内容不要直接下结论。

这时候，AI就更容易理解应该做什么。

所以大家可以先记住一个简单方法：

背景 + 任务 + 结果 = 一次比较清楚的AI工作指令

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三、一个今朝工作案例

假设商务人员收到销售同事发来的一批产品资料，需要整理客户报价。

如果只告诉ChatGPT：

“帮我整理一下报价。”

AI并不知道：

客户是谁？

哪些产品必须报价？

是否需要比较多个品牌？

价格资料来自哪里？

最终给内部审核还是直接发给客户？

这种情况下，即使AI生成了一份看起来很完整的报价，也不一定真正能用。

更好的方法是：

**背景：**这是某客户本次需要采购的产品清单，我同时提供了公司现有的产品和价格资料。

**任务：**请先核对客户需求与现有产品资料，找出能够对应的产品，并把无法确认的型号单独列出。

**结果：**先生成内部核对表，包括“客户需求、对应产品、价格、资料来源、待确认问题”。不要自行补充没有依据的价格和型号。

这样做有两个好处。

第一，AI知道应该完成什么工作。

第二，也是更重要的一点：

明确告诉AI哪些事情不能自己猜。

这在今朝未来大量使用AI处理销售、商务、财务、技术和管理工作时非常重要。

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四、今日实践任务

今天从自己正在做的工作中找一件真实任务。

不要马上输入一句：

“帮我处理一下。”

先花30秒，把下面三句话补充完整：

**背景：**我现在正在处理……

**任务：**我希望你帮助我……

**结果：**最后请整理成……

如果工作涉及真实业务资料，再增加一句：

没有资料依据的内容请标记为“待确认”，不要自行猜测。

然后再把任务交给ChatGPT。

比较一下：

这种方式得到的结果，是否比过去直接提问更准确、更容易使用？

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五、ChatGPT和Work应该怎么选择？

今天这个方法不仅适用于ChatGPT，也适用于Work。

ChatGPT更适合随时讨论、分析和协助思考。

例如：

“帮我分析这个客户应该怎么拜访。”

“帮我看看这份方案有什么问题。”

“帮我整理一下今天会议的重点。”

而当任务开始涉及：

多个文件、较多资料、连续处理、形成正式成果，或者需要按照既定规则执行时，Work的价值会越来越明显。

例如：

整理一批历史销售资料；

按照已经确定的规则检查多份文件；

根据多个资料形成一份正式分析结果。

所以不必先纠结：

“到底应该用ChatGPT还是Work？”

可以先判断：

我现在是在和AI一起思考，还是希望AI按照规则处理一项相对完整的工作？

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六、今朝智能体连接

今天学习的“背景、任务、结果”，其实也是今朝建设智能体的重要基础。

现在使用普通ChatGPT时，很多背景需要我们自己告诉AI。

未来建设今朝岗位智能体，就是希望逐步把一些稳定的工作背景提前建设好，例如：

公司的业务知识；

岗位职责；

工作标准；

SOP流程；

检查规则；

历史经验。

这样员工未来不需要每次都从头解释：

“今朝是谁？”

“我们这个岗位做什么？”

“公司的标准是什么？”

AI会逐步拥有更多完成工作所需要的背景。

但是即使到了那一天，员工仍然需要说清楚：

这一次，你到底希望AI帮助完成什么任务。

所以，会不会给AI安排工作，将逐渐成为每个人的一项基本工作能力。

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七、今日思考

今天也可以观察一下自己平时给同事安排工作的方式。

如果一件事情经常出现：

“我不是这个意思。”

“你怎么这样做了？”

“这个不是我要的。”

那么问题有时候不完全在执行者。

也可能是：

任务本身没有交代清楚。

学习如何给AI安排工作，反过来也会帮助我们提高人与人之间的工作沟通效率。

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八、给大家的一句话

以后准备把一项工作交给AI时，不要急着按发送。

先检查三件事：

背景说清楚了吗？

任务说清楚了吗？

最后要什么结果说清楚了吗？

把任务说清楚，是让AI真正开始帮你工作的第一步。