《今朝AI每日一课 第008期》

《不要把整项工作都扔给AI，先学会把工作拆开》

前几期，我们一直在学习怎样和AI更好地沟通。

我们已经知道：

要把任务说清楚；

要给AI足够的信息；

要区分事实、判断和待确认；

重要判断要说明依据；

信息不足时，还可以让AI主动向我们提问。

但是，当我们真正开始把ChatGPT用于日常工作时，还会遇到一个非常实际的问题：

是不是把整件工作直接交给AI就可以了？

通常不是。

今天我们学习一个非常重要的AI工作方法：

先把一项工作拆成几个步骤，再判断哪些步骤适合让AI参与。

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一、今日学习

假设一名销售人员告诉ChatGPT：

帮我完成明天的客户拜访。

这个任务其实太大了。

因为一次客户拜访至少可能包括：

拜访前了解客户；

查看历史采购；

了解以前沟通情况；

分析可能存在的问题；

确定本次拜访目标；

准备需要询问的问题；

准备产品和方案资料；

现场与客户沟通；

拜访后整理记录；

确定下一步行动。

这里面有些事情AI很适合做。

有些事情必须由人完成。

例如：

AI可以帮助整理客户历史资料、发现信息缺口、准备拜访提纲。

但真正面对客户、观察客户反应、建立信任、判断现场情况，仍然需要销售人员完成。

所以真正有效的AI工作方式不是：

“AI，帮我把这件事全部做了。”

而是：

“这项工作有哪些步骤？哪些步骤你可以帮助我？”

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二、一个AI知识点

以后面对一项比较复杂的工作，可以先让ChatGPT做一次：

任务拆解。

例如：

我要完成一次重要客户拜访。

请先不要直接给我拜访方案。

请把这项工作从准备、执行到跟进拆成主要步骤。

对每一个步骤分别告诉我：

1. 主要要完成什么；
2. 哪些工作适合AI协助；
3. 哪些必须由人判断或执行；
4. 我需要提供什么信息。

不要假设不存在的客户信息。

这样，AI首先帮助我们的不是“完成工作”。

而是：

看清楚这项工作到底是怎么完成的。

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三、一个今朝业务案例

假设今朝一名销售人员准备跟进一个复印机更新项目。

过去的做法可能是：

把客户资料扔给ChatGPT，然后问：“帮我出一个销售方案。”

AI当然可以生成一份看起来不错的方案。

但真正的销售工作并不只是“写方案”。

如果把整个项目拆开，可能是：

第一步：整理客户历史资料

AI可以帮助整理过去采购、设备、维修和沟通记录。

第二步：发现信息缺口

AI可以提醒：

预算是否落实？

采购时间是否确定？

谁参与决策？

竞争对手有没有进入？

第三步：准备拜访问题

AI可以根据已有信息形成需要向客户确认的问题清单。

第四步：现场拜访

这一环节主要由销售人员完成。

因为客户的态度、真实需求、关系建立和现场变化，需要人来判断。

第五步：整理拜访记录

销售回来以后，可以把笔记或语音整理内容交给AI，帮助形成结构化记录。

第六步：形成下一步行动

AI可以根据事实帮助整理建议，但最终项目判断和行动决定仍然由销售人员和销售经理完成。

这样一拆，我们就会发现：

AI不是替销售人员完成整个销售项目，而是进入销售工作的多个具体环节，提高每个环节的效率和质量。

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四、今日应用

今天大家可以找一项自己经常做的工作。

例如：

客户拜访；

销售项目跟进；

报价；

招聘；

会议；

数据分析；

方案制作；

售后问题处理。

不要马上问：

“AI能不能替我做？”

先问：

“这项工作到底由哪些步骤组成？”

然后再问：

“每一步里面，AI能帮我做什么？”

你可能会发现：

原来认为AI“帮不上忙”的工作，拆开以后其实有很多环节可以使用AI。

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五、今日练习

今天找一件你每周都会重复做的真实工作。

把下面这段话直接交给ChatGPT：

我经常需要完成这项工作：

【填写工作名称】

请先不要替我完成。

请把这项工作按照实际执行过程拆成主要步骤。

对每一步分别告诉我：

1. 这一步主要完成什么？

2. AI可以帮助什么？

3. 哪些必须由人完成或判断？

4. 如果让AI协助，我需要提供什么信息？

最后请帮我找出最适合首先尝试AI的1—2个步骤。

不要为了使用AI而强行使用AI。

最后这一句很重要：

不要为了使用AI而强行使用AI。

AI应该解决真实工作问题，而不是为了证明“我们用了AI”。

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六、ChatGPT和Work怎么应用？

这也是理解ChatGPT和Work工作方式的一个很好入口。

如果一项工作还没有想清楚，可以先和ChatGPT一起：

讨论 → 拆解 → 明确步骤 → 找到AI可以参与的位置。

当我们发现某些步骤：

经常重复；

输入资料相对固定；

执行规则比较清楚；

输出结果也比较稳定。

这些步骤就开始具备进一步交给Work持续执行的条件。

例如：

每周都需要检查一批销售项目。

一开始可以先和ChatGPT研究：

销售项目到底应该检查哪些内容？

逐渐形成：

资料读取；

信息完整度检查；

异常识别；

事实与判断分离；

待确认问题整理；

检查报告输出。

这些步骤稳定以后，就可以进一步考虑让Work按照相同规则重复执行。

所以：

不是先问“Work能帮我做什么”，而是先把工作拆清楚。

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七、今朝智能体连接

这也是今朝建设智能体非常重要的方法。

我们不应该一开始就设计一个：

“万能销售智能体”

或者：

“万能经营管理智能体”。

因为真实企业工作不是一个动作。

而是很多工作步骤连接起来的。

例如未来“销售管理智能体”可能不是一个大功能，而是逐渐由很多能力组成：

读取销售数据；

检查项目信息完整度；

发现长期未推进项目；

发现客户采购异常；

形成待确认问题；

提醒销售经理；

记录确认结果；

进入下一轮检查。

每一个能力都可以逐步验证。

最后才连接成真正的工作流程。

所以今朝智能体建设更适合：

从一个具体工作步骤开始，逐步连接，而不是一开始追求一个什么都能做的大智能体。

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八、今日思考

过去我们使用软件，通常是学习：

“这个软件有什么功能？”

AI时代更值得问的是：

“我的工作到底是怎么完成的？”

因为只有把工作过程看清楚，我们才知道：

哪里浪费时间；

哪里重复；

哪里依赖经验；

哪里容易出错；

哪里最适合AI。

所以学习AI的过程，也是在重新理解自己的工作。

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九、给大家的一句话

以后不要只问：

“AI能不能帮我做这项工作？”

换一个问题：

“把这项工作拆开以后，哪一步最适合先让AI帮我？”

AI真正进入工作，往往不是从替代整项工作开始，而是从做好其中一个步骤开始。